总抱怨下属“低效能”?问题或出自不会管理的上司!专家3招助提升员工表现
每间公司或许都有“低效能”员工,不过当主管在烦恼如何管理表现不达标的下属时,其实员工办事“低效能”的背后原因都十分值得探讨。有人力资源顾问认为,员工是否表现“低效能”,除自身有责任外,与上司的领导方法有着莫大关系,更可能牵涉到企业文化层面。要改善下属表现,并发挥最大的效能和优势,上司或主管首先就要学会正确的管理方法!
为什么员工表现不达标?
“盈力雇员服务顾问”高级培训顾问黄锦翔向《星岛头条》表示,除因员工自身能力和经验不足,或是性格、待人接物、工作态度和价值观等原因,造成表现“不达标”,其实企业的制度文化同样会影响员工表现的高低。
他举例指,有些机构只考虑工作环境的和谐和稳定,以至奖惩制度欠力度。如薪金、花红、年终奖赏都倾向用难以达标的原则发放,自然不能鼓励个人拼博精神。若企业制度文化不能平衡“工作和谐”和“表现业绩”,很可能会由“个人的低效”,演变为“团队的低效”。
另一方面,当下属表现良好,成为公司的“FIT马”时,功劳可能会归于上司,因为“千里马”需要“伯乐”的发掘和提携。同样地,如果下属不达标,表现差劣,又是否上司的过失?尤其当上司直接参与该员工的聘请、人员调配和及督导过程,该员工亦严重不达标,那问题很大机会与上司的眼光、分工及管教能力有关系。因此,上司下属的关系是相辅相成,下属表现欠佳,上司亦理应问责。
黄锦翔强调,每名员工加入公司时,不会一开始就是完美,自然有其优势及不足,而良好的企业制度和管治文化,正是要协助下属改善弱项,并在团体里发挥和放大优势。因此作为企业管理层,更应检视自身机构文化与学习管理技巧,否则“低效能”员工不断出现,必然是结构性问题。
主管必睇提升员工效能秘笈
1.给负评要客观
运动员有好成果,都会向教练致谢。作为管理人员,亦不妨参考教练学(Coaching),把其应用于职场,激励下属突破和改变。
首先,对下属要“有赞有弹”。员工达标或创出好成绩,自然应该赞,并且要公开赞,字眼亦不妨可以夸张,因为你制造对方被欣赏、被鼓励的效果,他们会继续向目标进发。相反,当下属表现未如理想,管理层应单对单、私底下与他检讨。由于下属听取负面表现回馈时,会有抗拒或否认的可能,因此上司说话的字眼要精准、客观及以陈述事实基础。
在会面前,上司应准备有关问题发生的日期、时间、次数、例子、他人口供、你的观察、工作标准或相关条例等,目的尽快彼此确认问题在哪儿。同时,上司亦应聆听员工的想法,了解问题背后的原因。有时候,个人健康、情绪、家庭问题都有机会影响员工表现,上司对此则需要多点关爱。
2.用词要恰当 否则恐惹反扑
上司形容员工的问题时,应多用“不+正面的形用词”的组合,例如可用“不达标”、“不如理想”、“欠缺危机感”等;亦可以用“期望式用词”,如需要“熟习工作流程”、“改善待客态度”、“提升人际关系”等,总结其工作状况。背后的目的是让下属容易接受、心服,并乐意改善问题。相反,上司如使用“错漏百出”、“不知所谓”、“无心装载”、“无样做得好”这些主观及情绪化字眼,会更容易令下属把焦点转移到上司的无情态度,如对上司产生了怨愤,即使有能力改善问题,也不会愿意妥协。
此外,管理层更应提防以羞辱或标签的字眼形容下属,例如“废物”、“垃圾”“部门VIP”、“白卡佬 / 妹”等,这样不但打击下属,而且使用一些带有粗言秽语、甚至歧视成份的标签的字眼,有机会遭对方投诉。
3.情理兼顾 人法分家
除非员工严重违规,上司处理员工问题应该“先情后理”,经过劝喻和提醒,下属的问题仍无改善才会用训斥、警告甚且纪律处分。若然真的作出惩罚,上司亦要抱着“情理兼顾、人法分家”的原则。“人”是指个人关系层面,上司个人亦有关心及失望之情。“法”是指制度层面,处罚是基于机构制度及管理责任。上司的回馈技巧,需避免与下属产生“私怨”,而是期望他们能认清事实,尽快提升效能。
总括而言,主管应以更宏观、客观和专业的态度评估员工的工作表现,而不是简单地将其归咎为个人“低效能”。除了机构制度“奖罚分明”帮助推动员工达标外,主管亦有责任以给予鼓励和建设性的回馈,他们亦可透过一些企业培训,掌握与员工的沟通及管理技巧,协助“迷途”员工尽快归队。
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